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Avant la déclaration, vous devez notamment vous munir des informations suivantes :
- Bordereau Télé-déclarant DOETH reçu par voie postale sur lequel figurent les informations de connexion à Télé-DOETH, à savoirle SIRET de l'établissement, le nom d'utilisateur, le mot de passe et le code de sécurité. ;
- Effectif d'assujettissement déclaré l'année précédente ;
- Effectif de l'établissement ;
- Liste des ECAP (Emplois exigeant des Conditions d'Aptitude Particulières) ;
- Effectif de l'entreprise ;
- Accord spécifique à l'emploi de travailleurs handicapés, si votre établissement est concerné.
Vous devez posséder et conserver les documents suivants pendant 5 ans, qui sont susceptibles de vous être demandés ultérieurement par l'autorité compétente (l'AGEFIPH, la DIRECCTE ou la DIECCTE) :
- Pour chaque salarié handicapé déclaré, la reconnaissance justifiant de sa qualité de bénéficiaire de l'obligation d'emploi, produite par l'autorité compétente (attention, la carte "station debout pénible" n'est pas reconnue) ;
- Si vous déclarez des intérimaires, l'attestation délivrée par la ou les société(s) d'intérim pour la DOETH ;
- Les attestations fournies par les ESAT ou entreprises adaptées ou les Travailleurs Handicapés Indépendants (TIH) avec lesquels vous avez passé des contrats à déclarer dans votre DOETH (ces attestations permettent en particulier de justifier du calcul du nombre d'unités qui leur sont associées) ;
- Les conventions de stages des stagiaires handicapés ;
- Pour les stagiaires de plus de 16 ans : attestation PCH (prestation de compensation du handicap) ou attestation ACTP (allocation compensatrice pour tierce personne) ou attestation AEEH (allocation d'éducation de l'enfant handicapé) ;
- Les factures relatives aux éventuelles dépenses déductibles que vous déclarez.
- Pour les ECAP : contrats de travail, feuilles de paie ...
- Minorations au titre des efforts consentis par l’employeur : Décision de RLH.
- Autonomie de l’établissement : promesses d’embauche ou contrats de travail.